1on1ミーティングについての考えを整理した
職場のメンバと 1on1 ミーティングをするようになって1年弱が経ったので、どういう方針でやってきたかなどを整理してみた。
なぜやるのか
そもそもなぜ 1on1 をやるのか、の目的から考えてみる。これはマネジャーごとに異なるところではあると思うが、私の場合は大きく2つを目的としている。
- 信頼関係の構築・維持
- メンバの状態(精神的、身体的、業務上の課題)の把握
入社やチームに入って間もないメンバとは信頼関係を構築していく必要があるし、多忙な状態が続くと仕事を持ってくるマネジャーへの信頼が薄れることもあるだろうから、信頼関係を維持する狙いもある。
信頼関係以外だと、チームのメンバがどのような課題を抱えて困っているのか、何を考えているのかを知る場にしている。ただ、メンバの課題や困りごとに関しては毎週チームで行っているレトロスペクティブ(振り返り)で凡そ吐き出されている印象があり、『1on1 ミーティングで初めて重大な課題を知った』、みたいなことはあまり起きていない。
何を話してもらってるか
1on1 はマネジャーが話す場というよりメンバの話を聞く場なので、『何を話すか』というよりは『何を話してもらうか』の考え方になる。
だいたい何を話してもらってもいいスタイルで運営しているので、議題は人それぞれで全然違う。最近食べた美味いものの話をする人もいれば、読んだ本のおすすめをしてくれたり、仕事をしていて浮かんだ思考について話してくれる人など様々。
1on1 については(ネガティブな)フィードバックや進捗確認の場として使わないことがセオリーとして言われているが、私も同じ考えなので可能な限り避けるようにしている。ただ、必ずしも0にできてるかは怪しくて「あの開発って今どうなってるんでしたっけ」くらいは自然に言ってしまってる。プレッシャにならないようにしなければ・・・
いつやるのか
WHEN の話は3つぐらいあって、時間・頻度・時間帯でそれぞれ考えた。
時間
まずは何分やるかの話。今は30分に設定している。時間の根拠をあまり真剣に考察したことがないけども、感覚値としてちょうどいい。場合によっては伸びることもあるものの、だいたい30分くらいで話が落ち着く。たまに20分くらいで話題がなくなることもある。
一方で私自身の上司との 1on1 は45分設定で、かつ大体時間をオーバーするので役割によりけりかもしれない。
頻度
どのくらいの間隔でやるかの話。今は隔週で設定している。どのくらいのペースで課題(話題)が蓄積されていくかによって調整すればいいと思う。
私がエンジニアリングマネジャーの教科書のひとつとして崇めて(?)いるオライリーの「エンジニアのためのマネジメントキャリアパス」では、たまにスキップしたりできる週1を標準としているが、私はスキップせず毎回リスケするので隔週で良い派である。
ちなみに、以下のような場合は毎週行うのが良いと考えている。
- 新規参画者の場合
- 課題を多く抱えているメンバ
- 日常的に会話する機会の少ないメンバ
- チームやプロジェクトが不安定な状態
新卒社員がチームに参画したときは3ヶ月間は毎週 1on1 していたし、私自身は2つめと3つめの理由で上司と毎週 1on1 を行っている。
3つめの理由は結構悩ましいところがあると思っていて、部下の人数が増えれば増えるほど日常的に会話する機会は減って状況把握ができなくなっていくので、 1on1 を高頻度で行うことになる。逆に自分含めて2人チームで仕事してるのであれば、 1on1 が不要ということもあり得る。そう考えると、チームの人数は2枚のピザで賄える範囲に抑える『ピザルール』は納得感がある。と思ったが、メンバを7人抱えるマネジャーと、マネジャーを7人抱えるシニアマネジャーでは話が変わってくる。マネジャーチームにはピザルールは適用できなそうだ。
時間帯
最後は何時くらいにやるかの話。私は定時の1時間前に設定している。夕方で疲れてきた頃、休憩時間くらいの気持ちで参加してもらえることを期待しての時間帯。
これまた例の教科書によると午前中が良いとされているが、私としては午前中は作業時間に充ててもらいたい思いが強い。どの時間帯が自分の得意分野かは個人差があるので、メンバと直接相談して決めてもいいと思う。
1on1 の後に予備時間を設けておくことは割と重要。センシティブな話題で時間が押しそうな時に「ごめん、次の会議があるからまた今度」や「ちょっと次の会議を遅らせる調整してくるね」みたいなことは極力したくない。信頼関係継続の目的にも反する。
どのようにやるのか
何も準備なしで 1on1 しても話題に困るので、2人しか読めない議事録を Google Docs で用意している。仕事中に話題を思いついた時に議事録に書き溜めてもらい、 1on1 の場で放出するイメージ。
隔週開催だと「書いた時には困ってたんですが、もう解決しました」なんてことも多いが、それはそれでどう解決したかの振り返りを話すことができる。
また、話題がなくなった時に「前回なにを話したっけ・・・？」と思い出すことで話題が生まれることが多いので議事録方式は個人的にとても有用に働いている。
これからどうするか
あまり大きく変えていくつもりはないが、パーソナルな話題が挙がらなすぎかもなと思うことがある。 1on1 が仕事に寄り過ぎてる的な。いや、勤務時間だからそれはそれで普通ではあるんだけど、メンバの趣味や週末なにやってたかみたいな話をしてもいいんじゃないかなと思ったりする。かと言ってあまり踏み込んで聞きすぎるのも主義に反するので避けたい。うーむ。。。
さらっとメモ書きを投稿するつもりで書き始めたのに結構時間を使ってしまった。